Introduction
L’Association Panafricaine d’Informatique Médicale (HELINA), ci-après dénommée le “Client”,
invite cordialement les prestataires de services de voyage qualifiés, ci-après dénommés le “Fournisseur”,
à soumettre des propositions pour des services complets de soutien aux voyages à long terme.
Cette Demande de Proposition (DP) vise à identifier et collaborer avec un partenaire de voyage compétent capable de gérer et coordonner efficacement toutes les activités liées aux voyages de HELINA.
Champ d’application
Le Fournisseur choisi assumera une gamme complète de responsabilités visant à faciliter des expériences de voyage optimales pour HELINA et ses parties prenantes :
i.) Planification et Coordination des Voyages
Le fournisseur collaborera étroitement avec HELINA pour élaborer des stratégies et coordonner les plans de voyage pour les trajets nationaux et internationaux. Cela inclut l’identification des itinéraires les plus appropriés en fonction des besoins des parties prenantes tout en respectant les contraintes budgétaires.
ii.) Réservations de Vols et d’Hébergement
Le fournisseur sélectionné assurera la réservation de vols, d’hébergements et de solutions de transport correspondant aux besoins et préférences des voyageurs. L’accent sera mis sur le confort, la commodité et la rentabilité.
iii.) Conformité aux Politiques de Voyage
Le fournisseur respectera rigoureusement les politiques et lignes directrices de voyage de HELINA dans tous les arrangements. Cela garantira une
uniformité et le respect des protocoles établis dans tous les engagements de voyage.
iv.) Assistance pour les Visas et la Documentation
En offrant un soutien précieux pour l’obtention des documents de voyage nécessaires, tels que les visas et les permis, le fournisseur guidera les parties prenantes à travers les procédures et les délais requis pour assurer des voyages sans tracas.
v.) Assistance en Cas d’Urgence
Le fournisseur sélectionné fournira une assistance 24 heures sur 24 en cas d’urgence, faisant preuve d’agilité pour répondre aux changements d’itinéraire de dernière minute, aux annulations et aux perturbations imprévues des voyages.
vi.) Rapports et Analyses de Voyage
Le fournisseur fournira des rapports de voyage périodiques fournissant des informations approfondies sur les dépenses liées aux voyages, les tendances et les schémas. Ces rapports permettront à HELINA de prendre des décisions basées sur les données et une gestion budgétaire efficace.
Soumission de Proposition
Les prestataires de services de voyage intéressés sont invités à soumettre des propositions complètes incorporant les composantes essentielles suivantes :
i.)Présentation de l’Entreprise : Présentez un aperçu éclairant de l’historique de l’entreprise du fournisseur, de l’expérience pertinente en gestion de voyage et d’un dossier convaincant de services à des organisations ayant des exigences similaires.
ii.) Approche Technique :Articulez l’approche stratégique du fournisseur pour gérer les besoins en voyage à long terme de HELINA. Fournissez des éclaircissements sur les méthodologies du fournisseur pour une planification efficace, une coordination fluide et la satisfaction des parties prenantes.
iii.)Technologie et Outils : Détaillez les solutions technologiques et les outils que le fournisseur prévoit de déployer pour gérer les réservations de voyage, les réservations et la communication. Mettez en avant l’efficacité et la pertinence de ces outils pour optimiser la gestion des voyages.
iv.) Composition de l’Équipe : Fournissez des profils des membres clés de l’équipe qui seront directement impliqués dans la gestion des besoins en voyage de HELINA. Présentez leurs rôles, qualifications et expériences pertinentes pour instiller confiance dans leurs compétences.
v.) Assurance Qualité : Expliquez comment le fournisseur prévoit d’assurer une prestation de service cohérente et de haute qualité tout au long du partenariat. Mettez en avant les stratégies pour maintenir le respect des politiques et des lignes directrices de voyage de HELINA.
vi.)Proposition de Coût :Présentez une ventilation transparente et détaillée des coûts associés aux différents services de gestion de voyage. Cela devrait englober les frais de réservation, les frais administratifs et toute dépense additionnelle potentielle qui pourrait survenir.
Critères d’Évaluation
L’évaluation des propositions soumises sera basée sur les critères suivants:
- Expérience et Expertise : Évaluation de l’expérience du fournisseur dans le secteur de la gestion de voyage, en servant explicitement des organisations ayant des exigences similaires.
- Approche Technique : Examen de l’approche proposée pour la gestion de voyage à long terme, englobant la planification, la coordination et l’alignement avec les politiques de HELINA.
- Technologie et Outils : Évaluation de l’efficacité et de la pertinence des solutions technologiques et des outils utilisés.
- Composition de l’Équipe : Examen des qualifications, rôles et expériences des membres clés de l’équipe responsables de la supervision des besoins en voyage de HELINA.
- Assurance Qualité : Évaluation de l’engagement du fournisseur à maintenir des normes de service de haute qualité et à assurer une conformité continue avec les politiques de voyage de HELINA.
- Coût : Analyse approfondie de la proposition de coût pour sa transparence, sa compétitivité et son alignement avec la valeur attendue.
Termes et Conditions
- HELINA se réserve le droit de rejeter toutes ou certaines propositions sans fournir de raisons.
- Le fournisseur sélectionné devra conclure un accord formel avec HELINA détaillant les modalités de l’engagement, y compris les services, les délais et la rémunération.
- Tous les droits de propriété intellectuelle découlant des services fournis dans le cadre de cet accord appartiendront à HELINA.
- Le fournisseur devra maintenir la confidentialité de toutes les informations sensibles partagées pendant l’engagement.
- La durée du contrat sera d’un an avec la possibilité de renouvellement sur accord mutuel.
Dates Importantes
- Date de Publication de la DP : 17 août 2023
- Date Limite des Questions : 24 août 2023
- Date Limite de Soumission des Propositions : 30 août 2023
- Période d’Évaluation : 7 septembre 2023
- Notification de l’Attribution : 14 septembre 2023
- Demandes de Renseignements et Clarifications :
Pour des questions, des clarifications ou des informations supplémentaires relatives à cette DP, n’hésitez pas à contacter le Secrétariat à l’adresse secretariat@helina.africa
- Date Limite de Soumission :
Toutes les propositions doivent être soumises électroniquement avant 17h00 GMT le 30 août 2023 à secretariat@helina.africa
Les soumissions doivent être faites avant la date limite spécifiée, car les soumissions tardives ne seront pas prises en compte.
French:Demande de proposition
